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来源:采购实战家专栏 导读 :在培训时,很多企业老板都会向笔者咨询如何制定采购部的绩效指标。这一点的确非常重要。 一个最简单的问题是,采购部的绩效指标是越多越好还是越

如何制定采购部的绩效指标?一篇文章给你说清

来源:河北用友软件总经销  日期:2022-06-01 17:10
来源:采购实战家专栏
导读:在培训时,很多企业老板都会向笔者咨询如何制定采购部的绩效指标。这一点的确非常重要。
一个最简单的问题是,采购部的绩效指标是越多越好还是越少越好呢?答案当然是不多不少最好。
如果指标太多,员工就会抓不住重点,导致绩效指标失去指向作用。如果指标太少,便无法激发出采购部的全部潜力。可见,制定绩效指标绝对是个技术活。
绩效指标制定的原则有以下三条
由战略到战术转化,逐级分解
遵守SMART原则
缩减考核时间间隔
由战略到战术转化逐级分解
绩效指标的制定次序一定是从上到下。
即从公司的愿景(如十年内从代工型企业转型为高科技型企业)分解到采购部的战略目标(如与行业专家级供应商开展战略合作,引入供应链创新,实现持续增值)。
再分解到采购部的当年目标(如引入专家级供应商的数量,完成多少供应链创新项目,实现多少降本),再依次分解到季度和个人头上。
在分配到个人时,切忌平均主义。
要按品类、难易程度和个人经验与能力,制定有挑战但是通过努力能够达到的个人目标,最终与个人发展挂钩。
遵守SMART原则
这是为了利于员工更加明确高效地工作,更是为了管理者将来对员工实施绩效考核提供了考核目标和考核标准,使考核更加科学化、规范化,更能保证考核的公正、公开与公平。具体是指:
1. 具体(Specific)
指定的指标须具体明白。
2. 可衡量(Measurable)
指标要量化,不能量化的就要细化。
3. 可实现(Attainable)
指标通过最大努力最终可达成,避免设立无效目标。
4. 相关性(Realistic)
指标与工作相关,须与组织的目标保持一致。
5. 有时限性(Time-bound)
指标需在特定的期限内完成,保证时效。
缩减考核时间间隔
很明显,缩减考核时间间隔可以更快的帮助管理者了解绩效指标完成的情况。
以便针对完成情况不好的指标快速制定策略并快速获知策略的有效性。
除了通过强大的系统来快速获得绩效指标结果之外,还可以通过维护“物料总表”,使用“绩效指标仪表盘”等方法达到目的。
除了来自于企业愿景和部门战略,采购部的绩效指标还应考虑工作中的痛点。
例如,使用部门频繁投诉MRO采购来料不及时,就需要有一个客观的指标来衡量采购部的平均下单日。
即从收到需求到下发订单的天数,如果超过事先定义的天数,才能被视为采购员的过失。
综上,笔者提出以下七大绩效指标供读者参考:
1)年降
年降是指与上年度的采购价格相比本年度的采购价格的下降比例,是采购的主要绩效指标,也是给采购工作压力最大的指标。
除非在一个部件初始定价时供应商的利润空间较大,否则每年降5%或者更多是很难完成的。
除非产品更新换代很快,例如2-3年就停产。
在很多过度竞争的行业,采购经理如果能够完成年降指标即可留任,否则很快会被要求走人。
2)议价
议价是指最终的订单价格相比供应商首轮报价中的最低价的下降比例,是用来衡量采购谈判能力的重要指标。
相比年降指标,议价指标比较鸡肋。
因为采购员可以暗地里通知所有供应商在首轮报价时考虑议价指标,比如加上10%,以便完成议价指标。
由于是变相公平竞争,送顺水人情,供应商一般都会答应而且保密。
但是如果不设这个指标,又无法体现采购在议价环节的贡献,所以目标不宜设置太高,否则相当于逼着采购员做假。
3)账期
账期是指本年度内所有供应商的平均账期跟上年度比延长了多少天的绩效指标。
要想完成账期指标,采购经理需要找A类供应商,即采购额大的供应商来谈。
供应商绩效是指交货、品质、服务等绩效指标跟上年度比提升了多少的绩效指标。
例如,去年供应商绩效分数为A的供应商占比是70%,B的供应商占比20%,C的供应商占比10%。
那么,今年就应该提升为A的供应商占比80%,B占比15%,C占比5%。
罚款回收率是指在品管对供应商的过失开出罚单后,由采购跟进确保供应商及时足额缴纳罚款的绩效指标。
在大批量行业做采购的读者可能深有体会,现在罚款制度越来越流行。
如果你的客户有罚款制度,你的公司也要有罚款制度。
但是在现实中,有些问题往往不完全是供应商的责任。
如果采购不背罚款回收率的指标,容易帮着供应商说话,逼着品管找总经理投诉。
所以公司让采购背这个指标,采购就不能去袒护供应商,以免影响自己的业绩。
6)按时下单率
按时下单率是指采购在接到采购申请后,于规定的工作日内(一般是三天)完成寻源和比价,并下达订单的绩效指标,主要衡量间接采购的表现。
因为间接采购的特点是订单多、时间紧。
采购经理没有时间了解各订单的情况,往往是被使用部门投诉了才知道有紧急的东西没有按时买到。
有了按时下单率作为指标,采购经理可以监控间接采购的总体情况。
例如采购经理看到有位采购员最近有两张订单超过三天完成,就可以专门询问一下原因。
可能是因为使用部门规格不明确,需要供应商与使用部门沟通后确认规格等等,这样采购经理就不至于陷入被动的局面。
7)部门预算
部门预算是衡量采购经理在薪资、差旅、团建及其他支出上不得超过年初申报的预算的绩效指标,这个指标往往容易完成。
但是笔者要提醒采购经理,不要做的太好。
什么意思呢?
比如说差旅费,如果部门的实际花销远小于预算,你要鼓励大家出差,以便接近预算,这样明年你申请差旅费时就会容易很多。
薪资也是一样的道理,在招聘时你如果跟HR一样卡薪资,只会让部门的薪资预算越来越低。
只有HR笑到最后,最后你会尝到员工满意度低、离职率高、加薪少的恶果。
希望通过阅读本文,能够让你学会制定采购部的绩效指标的落地方法。好了,今天的分享就到这里。
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来源:ERP之家

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